PENGARAHAN & PENGEMBANGAN ORGANISASI

• Perubahan dan Pengembangan Organisasi
• Manajemen Konflik

 

KEKUATAN-KEKUATAN PENYEBAB PERUBAHAN

a) Kekuatan-kekuatan eksternal
Perubahan organisasi terjadi karena adanya perubahan-perubahan dalam berbagai variable eksternal seperti system politik, ekonomi, teknologi, pasar, dan nilai-nilai. Kenaikan biaya dan kelangkaan berbagai SDA, keamanan karyawan dan peraturan-peraturan anti polusi, boikot pelanggan adalah beberapa contoh factor-faktor lingkungan yang merubah kehidupan orang baik sebagai karyawan maupun langgganan dalam tahun-tahun terakhir. Berbagai kekuatan eksternal dari kemajuan teknologi sampai kegiatan-kegiatan persaingan dan perubahan pola kehidupan, dapat menekan organisasi untuk mengubah tujuan, struktur dan metode operasinya.

b) Kekuatan-kekuatan internal
Kekuatan-kekuatan pengubah internal merupakan hasil dari factor-faktor seperti tujuan, strategi, kebijaksanaan manajerial dan teknologi baru serta sikap dan perilaku para karyawan. Sikap dan ketidak puasan karyawan seperti ditunjukkan dalam tingkat perputaran atau pemogokan, dapat menyebabkan berbagai perubahan dalam kebijaksanaan dan praktek manajemen.

CARA-CARA PENANGANAN PERUBAHAN

Cara menangani perubahan organisasi memerlukan pendekatan. 

1. Konsep perubahan reaktif dan yang kedua program perubahan yang direncanakan (Planed Cange). Pada cara pertama biayanya murah dan sederhana serta ditangani secara cepat, di mana manajer akan memberikan reaksi setelah masalah terjadi. Misalnya bila peraturan pemerintah baru mensyaratkan perusahaan untuk mempunyai perlindungan terhadap kebakaran mungkin manajer membeli alat-alat kebakaran.
2. Proses produktif, thomas dan Bennis mendefinisikan perubahan yang direncanakan sebagai perencanaan dan implementasi inovasi struktural, kebijaksanaan secara sengaja. Pendekatan ini tepat bila keseluruhan atau sebagaian besar satuan organisasi menyiapkan diri untuk menyesuaikan dengan perubahan.

Pendekatan ini mempunyai ruang lingkup yang lebih besar dan merupakan sarana penanganan perubahan-perubahan yang menyangkut kelangsungan hidup organisasi. Dan mengantisipasi baik perubahan-perubahan eksternal maupun internal. Karena kompleksitas perubahan yang terjadi, manajer harus lebih memahami pentingnya dan menggunakan perubahan organisasi yang direncanakan. Peranan dari pengantar perubahan (change agent) yaitu bertanggung jawab atas kepemimpinan dalam proses pengelolaan perubahan. Individu, kelompok dan organisasi yang menjadi sasaran perubahan disebut sistem klien.

PENOLAKAN TERHADAP PERUBAHAN

Penanganan penolakan terhadap perubahan:

1. Pendidikan dan Komunikasi; Biasa digunakan bila ada kekurangan informasi atau ketidakpastian informasi dan analisis.
2. Partisipasi dan Keterlibatan; Biasa digunakan bila pengambilan inisiatif tidak mempunyai semua informasiyang dibutuhkan umtuk merancang perubahan dan oranglain mempunyai kekuasaan untuk menolak.
3. Kemudahan dan Dukungan; Biasa dilakukan bila orang – orang pendakkan karna masalah – masalh adaptasi atau penyesuaian.
4. Negosiasi dan Persetujuan; Biasa digunakan bila banyak dari orang atau kelompok dengan kekuatan cukup besar untuk menolak akan kalah dalm suatu perubahan.
5. Manipulasi dan Bekerjasama; Biasa digunakan bila taktik – taktik lain dirasa kurang bekerja maksimal dan di sisi lain biaya atau cost yang dikeluarkan besar .
6. Paksaan eksplisit dan implisit; Biasa digunakan bila kecepatan adalah hal yang paling penting dan para pengusul mempunyai kekuasaan yang besar.

PROSES PENGELOLAAN PERUBAHAN

Proses pengelolaan perubahan harus mencakup dua gagasan dasar untuk mencapai efektifitas organisasi. Pertama ada retribusi kekuasaan dalam struktur organisasi, kedua retribusi ini dihasilkan dari proses perubahan yang bersifat pengembangan.

Tahap-tahap Proses Perubahan 

1. Tekanan dan desakan; Proses ini dimulai ketika manajemen puncak mulai merasa adanya kebutuhan atau tekanan akan perubahan. Misalnya adanya perubahan penjualan, penurunan produktivitas dan sebagainya.
2. Intervensi dan Reorientasi; Digunakan untuk merumuskan masalah dan dimulai proses dengan membuat para anggota organisasi memusatkan perhatiannya pada masalah tersebut. Pihak-pihak luar sering digunakan, juga staff internal yang mempunyai dan dipandang ahli serta dapat dipercaya sebagai konsultan atau pengantar perubahan.
3. Diagnosa dan pengenalan masalah; Informasi dikumpulkan dan dianalisa mana yang penting dan tidak penting.
4. Penemuan dan pengenalan masalah; Pengantar perubahan mencoba menyelesaikan masalah-masalah yang diketemukan dan masuk akal dengan menghindari “metode-metode lama yang sama”. Bawahan didorong dan diajak untuk berpartisipasi, sehingga mereka lebih terikat pada serangkaian kegiatan.
5. Percobaan dan hasil; Pada tahap keempat diuji dalam program-program yang berskala kecil dan hasilnya dianalisa.
6. Pungutan dan penerimaan; Setelah diuji dan sesuai dengan keinginan, harus diterima secara sukarela dan harus menjadi sumber penguatan dan menimbulkan keterikatan pada perubahan.

BERBAGAI PENDEKATAN PERUBAHAN ORGANISASI

Harold J. Leavitt menyatakan bahwa organisasi dapat diubah melalui pengubahan struktur, teknologi dan atau orang-orangnya.

1. Pendekatan struktur
Pengubahan struktur organisasi menyangkut modifikasi dan pengaturan sistem internal, seperti acuan kerja, ukuran dan komposisi kelompok kerja, sistem komunikasi, hubungan-hubungan tanggung jawab atau wewenang. Pendekatan struktural dibagi menjadi tiga kelompok yang terdiri dari :

• Melalui aplikasi prinsip-prinsip perancangan organisai klasik. Pendekatan ini berusaha untuk memperbaiki penciptaan pembagian kerja yang tepat dari tanggung jawab jabatan para anggota organisasi, pengubahan rentang manajemen, deskripsi jabatan dan sebagainya.
• Melalui desentralisasi. Hal ini didasarkan pada penciptaan satuan-satuan organisasi yang lebih kecil dan dapat berdiri sendiri dan memutuskan perhatian pada kegiatan yang berorientasi tinggi. Hasilnya perbaikan prestasi kerja.
• Melalui modifikasi aliran kerja dalam organisasi. Pendekatan ini didasarkan pada pemikiran bahwa aliran kerja dan pengelompokan keahlian yang tepat akan berakibat kenaikan produktifitas secara langsung dan cenderung memperbaiki semangat dan kepuasan kerja.

2. Pendekatan teknologi
Untuk mremperbaiki prestasi F.W. Taylor dan pengikutnya mencoba menganalisa dan memperbaiki interaksi-interaksi pada karyawan dan mesin-mesin untuk meningkatkan efisiensi sehubungan dengan perubahan teknologi adakalanya perubahan yang dilakukan ternyata sering tidak cocok dengan struktur organisasi.
Hal ini dapat menciptakan ketidak senangan dan pemutusan hubungan diantara para anggota organisasi akibanya terjadi penurunan produktifitas lebih banyak kecelakaan dan tingkat perputaran karyawan yang tinggi.
Penggabungan pendekatan struktural dan pendekatan teknologi (teknostruktural) bermaksud memperbaiki prestasi melalui perubahan berbagai aspek, baik struktur organisasi maupun teknologinya, contohnya pengenalan teknologi baru yang diikuti pengorganisasian kembali bagian-bagian menjadi lebih kecil.



KONSEP PENGEMBANGAN ORGANISASI

1. Pengertian
Pengembangan organisasi adalah suatu perspektif tentang perubahan sosial yang direncanakan dan yang dibina. Hal ini menyangkut inovasi yang menyiratkan perubahan kualitatif dalam norma, pola perilaku dalam hubungan perorangan dan hubungan kelompok dalam persepsi tujuan maupun metode. Pengembangan organisasi dapat dirumuskan sebagai perencanaan, penataan dan bimbingan dari organisasi baru atau yang disusun kembali; 

• yang mewujudkan perubahan dalam nilai-nilai, teknologi fisik dan atau sosial,
• Menetapkan, mengembangkan dan melindungi hubungan-hubungan normatif dan pola-pola tindakan yang baru. 
• Memperoleh dukungan dan kelengkapan dalam lingkungan tersebut.

Secara ringkas pengembangan organisasi mencakup juga penyusunan kembali struktur organisasi, dan berkaitan dengan keseluruhan faktor yang mempengaruhi tugas dan fungsi seluruh organisasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi perubahan organisasi atau mempengaruhi desain organisasi adalah faktor lingkungan eskternal dan internal organisasi.

Dengan demikian struktur organisasi baru dibentuk karena dipengaruhi oleh faktor internal dan external dimana organisasi eksis. Organisasi tidak berada dalam ruang isolasi. Organisasi harus menetapkan dan memelihara suatu jaringan untuk tetap hidup dan berfungsi. Organisasi harus memelihara suatu jaringan hubungan pertukaran dengan sejumlah organisasi lain dimana organisai itu eksis dan melibatkan diri dalam transaksi-transaksi dengan maksud memperoleh dukungan, mengatasi perlawanan, pertukaran sumber daya, penataan lingkungan dan memindahkan sistem norma dan nilai. Yang sangat penting adalah strategi dan taktik/kiat, dimana kepemimpinan menyesuaikan diri atau melakukan adaptasi dalam lingkungan tersebut. Oleh karena itu suatu organisasi akan memiliki lima unsur yang mesti ada, yaitu:
Kepemimpinan menunjuk pada kelompok orang yang secara aktif berkecimpung dalam merumuskan doktrin dan program dan yang mengarahkan pelaksanaan dan interaksinya dengan lingkungan. Unsur ini merupakan unsur yang paling kritis dalam pengembangan organisasi karena proses perubahan yang dilakukan dengan sengaja itu memerlukan manajamen yang intensif,
Doktrin sebagai spesifikasi dari nilai-nilai, tujuan, dan metode operasional yang mendasari tindakan. Doktrin dipandang sebagai sederetan kebijakan yang memproyeksikan baik internal organisasi itu sendiri maupun eksternal dari seperangkat citra dan harapan harapan mengenai tujuan organisasi dan gaya-gaya tindakan,

Program menunjuk kepada tindakan-tindakan tertentu yang berkaitan dengan pelaksanaan fungsi dan jasa yang merupakan keluaran dari organisasi tersebut. Program merupakan terjemahan dari kebijakan kedalam pola tindakan yang nyata dan alokasi energi dan sumber daya lainnya baik internal maupun lingkungan eksternal,
Sumber daya adalah masukan: keuangan, fisik, manusia, teknologi dan informasi. Pengerahan dan penyediaan sumber daya secara mantap dan dapat diandalkan mempengaruhi tiap segi kegiatan organisasi.
Struktur intern menunjuk kepada struktur dan proses-proses yang diadakan untuk bekerjanya organisasi dan pemeliharaannya.

2. Perubahan Organisasi
Pengembangan organisasi pada dasarnya merupakan perubahan terencana, dimana dalam perubahan tersebut terdapat fase-fase perubahan yang dimulai dengan:
Menumbuhkan kebutuhan untuk perubahan pada kelompok sasaran
Melahirkan hubungan perubahan antara kelompok sasaran dan pelaku perubahan,
Menganalisis persoalan pada kelompok sasaran yang dilakukan bersama antara pelaku perubahan dan kelompok sasaran,
Menetapkan tujuan perubahan pada kelompok sasaran,
Melaksanakan rencana tindakan pada kelompok sasaran,
Menstabilkan perubahan dan mencegah ketidakberlanjutan,
Mengakhiri hubungan antara pelaku perubahan dengan harapan kelompok sasaran dapat mengembangkan diri.

Berdasarkan fase perubahan tersebut Kurt Lewin mengemukakan “Model Perubahan Tiga Langkah Lewin” yang intinya menjelaskan bahwa perubahan yang berhasil dalam organisasi mengikuti tiga langkah:

1. Pelelehan status quo adalah upaya perubahan untuk mengatasi tekanan, baik dari keengganan individu atau kelompok sasaran; 
2. Gerakan bertindak untuk pindah atau transformasi pada keadaan baru; 
3. Pembekuan ulang yaitu pemantapan intervensi perubahan dengan menyeimbangkan kekuatan pendorong dan kekuatan penghambat/penahan. Banyak model perubahan organisasi yang mengarah kepada pengembangan organisasi seperti banyak dicuplik LAN dalam buku Teknik Penyusunan Organisasi Berbasis Kinerja. Berdasarkan model-model perubahan tersebut maka dalam melakukan perubahan organisasi untuk mengembangkan organisasi diperlukan persiapan. Tahap-tahap persiapan dalam perubahan organisasi.

Dalam mendesain organisasi dengan pendekatan struktural dilakukan dengan,
Prinsip-prinsip pengorganisasian;
Fungsi-fungsi organisasi;
Dimensi-dimensi dalam organisasi;
Langkah-langkah penyusunan struktur organisasi.

Mengembangkan suatu organisasi yang kuat memerlukan banyak waktu. Keberhasilannya, bagaimanapun, tergantung pada perubahan perubahan dalam pola perilaku banyak kelompok dan individu dalam organisasi tadi. Diterimanya sikap baru dan ketrampilan oleh anggota tim manajemen (kepala dinas instansi dan subordinasinya) yang terkena perubahan organisasi merupakan kunci inti persoalan. Beberapa aspek perlunya melaksanakan perubahan organisasi ialah:

• Mengaku adanya kekurangan dalam organisasi,
• Ada keputusan untuk mengambil tindakan perbaikan,
• Membuat suatu kajian mendalam dan suatu analisis cermat dari seluruh keadaan organisasi,
• Mengembangkan perubahan organisasi yang diusulkan; menjamin pengertian dengan partisipasi semua anggota organisasi,Ada kepastian persetujuan, saran, yang diperlukan rencana pengembangan yang diusulkan,
• Sosialisasi Pengembangan Organisasi yang baru,
• Merinci penugasan yang diubah dari fungsi, pertanggungjawaban, kewenangan, dan akuntabilitas baru,
• Penyusunan kembali pelbagai prosedur kegiatan, hubungan, dan perangsang sesuai dengan perubahan,
• Perubahan dan/atau persiapan petunjuk dan buku pedoman, dan diklat bagi pejabat/pegawai-pegawai inti sesuai dengan rencana baru dan upaya lanjutan efektif untuk menjamin perubahan yang tepat dalam pola-perilaku,
• Menyebar-luaskan pengembangan organisasi dan mengambil tindakan perbaikan di mana saja diperlukan,
• Menyesuaikan dan merubah rencana menurut pengalaman,
• Menetapkan pengendalian manajemen yang efektif; menetapkan kriteria untuk mengukur kinerja para pejabat; menelaah prestasi berkala dimana diperlukan, dan menyusun laporan ringkas kinerja masing-masing jabatan/pekerjaan.

Kinerja yang berhasil tidak saja merupakan akibat dari teratur rapinya rencana itu, tetapi akhirnya juga akibat dari kemampuan pucuk pimpinan instansi dan bawahan untuk merubah perilaku manajemen mereka sesuai dengan sasaran-sasaran akhir atau tujuan yang harus dicapai dengan pengembangan organisasi yang dirombak itu. Tetapi, orang, termasuk orang dewasa dapat dan menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan, jika diciptakan suasana atau lingkungan kerja bagi mereka untuk berbuat demikian. Inilah pokok soal dari masalah menjalankan pengembangan dan perubahan suatu organisasi besar seperti halnya organisasi perangkat daerah.

3. Indikator Keberhasilan Perubahan
Suatu program perubahan dapat dikatakan berhasil apabila dapat ditunjukkan hal-hal berikut:
Peningkatan efektivitas organisasi. Efektivitas organisasi meliputi produktivitas yang semakin tinggi, semangat kerja yang makin besar, penentuan sasaran yang makin tepat, perencanaan yang makin handal, pemilihan dan penggunaan tipe dan struktur organisasi yang sesuai, tujuan yang makin jelas, rasa tanggung jawab yang makin besar dan pemanfaatan sumber dana, daya dan tenaga yang semakin tinggi. Tegasnya peningkatan kemampuan organisasi, terjadi peningkatan kinerja organisasi.

Manajemen yang lebih baik pada seluruh jajaran organisasi yang antara lain terwujud dalam penerapan prinsip-prinsip kepemimpinan yang situasional, dengan gaya kepemimpinan yang demokratis.
Terwujudnya komitmen dan keterlibatan seluruh anggota organisasi dalam meraih keberhasilan organisasi sebagai keseluruhan, bukan hanya keberhasilan masing-masing komponen organisasi yang bergerak sendirisendiri.
Tumbuh dan berkembangnya semangat kerjasama dalam dan antar kelompok kerja yang didasarkan pada prinsip “simbiosis mutualistis.”

Peningkatan kemampuan para anggota organisasi untuk mengenali berbagai faktor yang merupakan kekuatan organisasi dan mampu memanfaatkannya sebagai modal penting dalam meraih kemajuan dan sekaligus mampu dan bersedia mengakui bahwa organisasi memiliki berbagai kelemahan yang dapat menjadi penghambat ke arah kemajuan dan kesediaan untuk mengatasinya dan bahkan apabila mungkin menghilangkannya.
Peningkatan kemampuan berkomunikasi secara efektif baik vertikal ke bawah dan ke atas, horizontal dan diagonal ke atas dan ke bawah dalam rangka penyampaian informasi, saran, kebijakan dan keputusan yang akan menghasilkan peningkatan kapabilitas organisasi untuk memecahkan masalah dan penyelesaian konflik secara fungsional.
Penumbukan dan pengembangan serta pemeliharaan iklim kerja yang mendorong tumbuhnya kreativitas dan keterbukaan, memberikan kesempatan kepada para anggota organisasi untuk tumbuh dan berkembang dan dimana perilaku yang positif dan sehat dihargai dan perilaku yang negatif diperbaiki melalui, pengenaan sanksi disiplin berdasarkan kriteria yang rasional dan objektif.

Berkurangnya perilaku yang bersifat disfungsional seperti penurunan produktivitas, ketidakperdulian pada pemborosan, rendahnya kesadaran tentang pentingnya waktu, tingkat kemangkiran yang tinggi dan sikap negatif terhadap organisasi.
Pertumbuhan kesadaran yang semakin besar tentang pentingnya kapabilitas organisasi untuk terus-menerus beradaptasi dengan lingkungan yang terus berubah dan mampu memperbesar daya saingnya.
Kemampuan Organisasi menarik dan mempertahankan tenaga-tenaga yang loyal, produktif, terampil, proaktif untuk terus berkarya dalam organisasi yang bersangkutan.


MANAJEMEN KONFLIK

PENGERTIAN
Istilah manajemen berasal dari bahasa Italia Maneggiare (Haney dalam Mardianto, 2000) yang berarti melatih kuda-kuda atau secara harfiah to handle yang berarti mengendalikan, sedangkan dalam kamus Inggris Indonesia (Echols dan Shadily, 2000) management berarti pengelolaan dan istilah manager berarti tindakan membimbing atau memimpin, sedangkan dalam bahasa Cina, manajemen adalah kuan lee yang berasal dari dua kata yaitu kuan khung (mengawasi orang kerja) dan lee chai (memanajemen konfliksi uang) (Mardianto, 2000).

Menurut Vasta (Indati, 1996), konflik akan terjadi bila seseorang melakukan sesuatu tetapi orang lain menolak, menyangkal, merasa keberatan atau tidak setuju dengan apa yang dilakukan seseorang. Selanjutnya dikatakan bahwa konflik lebih mudah terjadi diantara orang-orang yang hubungannya bukan teman dibandingkan dengan orang-orang yang berteman. Konflik muncul bila terdapat adanya kesalahpahaman pada sebuah situasi sosial tentang pokok-pokok pikiran tertentu dan terdapat adanya antagonisme-antagonisme emosional. Konflik-konflik substantif (sunstantif conflict) meliputi ketidak sesuaian tentang hal-hal seperti tujuan alokasi sumber daya, distribusi imbalan, kebijaksanaan, prosedur dan penegasan pekerjaan.

Konflik adalah segala macam interaksi pertentangan antara dua pihak atau lebih. Konflik dapat timbul pada berbagai situasi sosial, baik terjadi dalam diri individu, antar individu, kelompok, organisasi, maupun negara. Pendapat Deutch yang dikutip oleh Pernt dan Ladd (Indati, 1996) menyatakan bahwa proses untuk mendapatkan kesesuaian pada individu yang mengalami konflik disebut dengan pengelolaan konflik atau bisa disebut dengan manajemen konflik.

Konflik dapat diartikan juga sebagai ketidaksetujuan antara dua atau lebih anggota organisasi atau kelompok-kelompok dalam organisasi yang timbul karena mereka harus menggunakan sumber daya yang langka secara bersama-sama atau menjalankan kegiatan bersama-sama dan atau karena mereka mempunyai status, tujuan, nilai-nilai dan persepsi yang berbeda.
Anggota-anggota organisasi yang mengalami ketidaksepakatan tersebut biasanya mencoba menjelaskan duduk persoalannya dari pandangan mereka. Sikap saling mempertahankan diri sekurang-kurangnya diantara dua kelompok, yang memiliki tujuan dan pandangan berbeda, dalam upaya mencapai satu tujuan sehingga mereka berada dalam posisi oposisi, bukan kerjasama.

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen konflik adalah cara yang digunakan individu untuk menghadapi pertentangan atau perselisihan antara dirinya dengan orang lain yang terjadi di dalam kehidupan.

MACAM-MACAM KONFLIK

1. Konflik individu dengan individu; Konflik semacam ini dapat terjadi antara individu pimpinan dengan individu pimpinan dari berbagai tingkatan. Individu pimpinan dengan individu karyawan maupun antara inbdividu karyawan dengan individu karyawan lainnya.
2. Konflik individu dengan kelompok; Konflik semacam ini dapat terjadi antara individu pimpinan dengan kelompok ataupun antara individu karyawan dengan kelompok pimpinan
3. Konflik kelompok dengan kelompok; Ini bisa terjadi antara kelompok pimpinan dengan kelompok karyawan, kelompok pimpinan dengan kelompok pimpinan yang lain dalam berbagai tingkatan maupun antara kelompok karyawan dengan kelompok karyawan yang lain.

PENYEBAB TIMBULNYA KONFLIK

1. Berbagai sumber daya yang langka; Karena sumber daya yang dimiliki organisasi terbatas / langka maka perlu dialokasikan. Dalam alokasi sumber daya tersebut suatu kelompok mungkin menerima kurang dari kelompok yang lain. Hal ini dapat menjadi sumber konflik.
2. Perbedaan dalam tujuan; Dalam suatu organisasi biasanya terdiri dari atas berbagai macam bagian yang bisa mempunyai tujuan yang berbeda-beda. Perbedaan tujuan dari berbagai bagian ini kalau kurang adanya koordinasi dapat menimbulkan adanya konflik.
3. Saling ketergantungan dalam menjalankan pekerjaan; Organisasi merupakan gabungan dari berbagai bagian yang saling berinteraksi. Akibatnya kegiatan satu pihak mungkin dapat merugikan pihak lain, dan ini merupakan sumber konflik pula.
4. Perbedaan dalam nilai atau persepsi; Perbedaan dalam tujuan biasanya dibarengi dengan perbedaan dalam sikap, nilai dan persepsi yang bisa mengarah ke timbulnya konflik.
5. Sebab-sebab lain; Selain sebab-sebab di atas, sebab-sebab lain yang mungkin dapat menimbulkan konflik dalam organisasi misalnya gaya seseorang dalam bekerja, ketidakjelasan organisasi dan masalah-masalah komunikasi.